computer based infotmation system

CBIS ( Computer Base Information System)
By M. Amir

• Memberi kesempatan untuk meningkatkan komunikasi dan pengambilan keputusan dlm suatu organisasi.
• Perancangan harus memberikan perhatian kepada tingkatan tingkatan manajemen dan kelompok organisasi.
• Pusat kekuatan informal dari suatu organisasi yang dpt mempengaruhi keberhasilan CBIS harus diidentifikasikan dan dimasukkan dlm perancangan.
• Harus menjaga manajemen yang dibutuhkan oleh lingkungan dan perubahan yang mempengaruhi susunan organisasi
Mengelola CBIS
• Manajer bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara CBIS
• Dlm beberapa situasi manajer hrs dpt mengerjakan semua tugas tanpa bantuan.
• Spesialis informasi memberikan bantuan teknis jika diperlukan.
• CBIS akan dikembangkan manajer harus merencanakan life cycle dan kemudian mengontrol para spesialis.
• Mengontrol sumber CBIS untuk menjaga penampilan sistem dengan segala kemampuan, setelah implementasi.
Manajemen Sumber Informasi.
Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu :
1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO)
2. CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana jangka panjang untuk organisasi
3. Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal, dll
Subsistem sistem Dalam Keorganisasian/ Perusahaan
1. Fungsi organisasi terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri
2. SIM dipandang sebagai sebuah gabungan sistem informasi
3. Setiap sitem fungsional berdiri sendiri dalam hal prosedur, program, model yang saling tdk bersamaan.
4. Gagasan dasarnya sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas nama subsistem dapat dirancang.
Subsistem utama dalam Sebuah organisasi Manufaktur
1. Pemasaran : Ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisis pelanggan, penjualan
2. Manufaktur : Perencanaan dan penjadualan produksi, pengendalian biaya, analisa biaya
3. Logistik : Perencanaan dan pengendalian pembelian, persedian barang, dan distribusi
4. Personalia : Perencanaan kebutuhan pegawai, menganalisa prestasi, administrasi gaji.
5. Keuangan & Acc : Analisis Keuangan, analisis biaya, perencanaan kebutuhan modal, perhitungan pendapatan.
6. Pengolahan Informasi : Perencanaan sistem informasi, analisis biaya
7. Manajemen Puncak : perencanaan strategis, pengalokasian sumber daya.
= Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang struktural, baik secara vertikal maupun secara horisontal diantara posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
= Organisasi terdiri dari dua bagian :
1. Bagian-bagian / Departemen / Divisi : yang berarti menciptakan struktur dengan bagian yang diintegrasikan.
2. Hubungan-hubungan : yakni hubungan antar komponen organisasi sedemikian rupa, sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh hubungan terhadap keseluruhan.
MODEL
Adalah abstraksi dari suatu masalah yang menampilkan tujuan dan aktivitas yang saling berhubungan.
Jenis Model :
1. Model Fisik : adalah gambaran dari suatu sistem yang langsung diwujudkan dalam bentuk fisik
2. Model Naratif : adalah model yang digambarkan dengan kata lisan ataupun tertulis
3. Model Grafis : adalah model yang diwujudkan dengan gambaran garis, simbol dan bentuk gambar.
4. Model Matematis : adalah model yang digambarkan dengan bentuk model matematika.
Penggunaan Model : Memudahkan pemahaman dan meramal
Dimensi Informasi :
v Relevansi : informasi mempunyai jika ia berhubungan secara khusus dengan maslah yang ada.
v Ketetapan : informasi harus tepat (akurat)
v Tepat waktu : informasi diperlukan saat masalah krisis belum terjadi
v Kelengkapan : informasi harus mempunyai suatu kandungan yang lengkap.
DATABASE
Database : susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan, yang terorganisir dan disimpan secara integrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi optimal yang diperlukan oleh pemakai.
Manajemen Data : merupakan bagian dari manajemen informasi, yang mencakup aktivitas yang dilakukan untuk memastikan keakuratan dan up to date-an data perusahaan.
Subsistem Pangkalan Data (Database)
= Data mempunyai nilai sepanjang :
ü Data itu bisa dicari kembali
ü Diolah
ü Disediakan untuk orang yang membutuhkannya dalam batas waktu
= Suatu sistem informasi manajemen menggambarkan persediaan suatu rangkaian data yang cukup lengkap yang disimpan agar dapat memyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi.
= Rangkaian file data yang saling berkaitan secara logik yang dipelihara untuk SIM disebut pangkalan data (Data Base)
= Perangkat lunak yang diperlukan untuk mengelola secara efektif dan menggunakan pangkalan data disebut sistem pangkalan data.
= Seluruh sistem yang menyangkut pangkalan data, perangkat lunak data, administrator pangkalan data, dan prosedur pangkalan data disebut sub sistem pangkalan data dan merupakan bagian dari sistem informasi manajemen.
Konsep Data dan Susunan Data
ü Data harus disusun agar pengolahan beberapa ciri suatu objek pengolahan data.
ü Butir data dapat membentuk suatu hubungan hirarkis antar mereka.
Butir Data
ü Suatu butir sering disebut sebagai bidang atai Fields,
ü Suatu bidang adalah ruang penyimpanan pada sarana file pengolahan data fisik, sedangkan butir adalah apa yang disimpan didalamnya.
ü Rangkaian kolom didefinisikan sebagai bidang butir data yang ditetapkan pons.
ü Butir data panjangnya tetap atau variable. Misalnya, nama dan alamat cukup beraneka ragam dalam jumlah karakter yang diperlukan. Tetapi hanya dua digit angka akan menampung usia setiap karyawan.
Rekaman
ü Butir data yang berhubungan dengan suatu obyek pengolahan data digabung menjadi suatu rekaman untuk obyek itu.
ü Kalau obyek pengolahannya adalah suatu pelanggan, butir seperti nomor pelanggan, nama, alamat, sisa hutang, dan tingkat pemberian kredit merupakan rekaman bagi pelanggan.
ü Setiap butir data untuk suatu rekaman menempati suatu bidang pada sarana penyimpanan. Jumlah penyimpanan yang diperlukan berbagai bidang rekaman merupakan penyimpanan yang dibutuhkan rekaman. Rekaman suatu jenis tertentu panjangnya bisa tetap atau tdk tetap (variabel)
File
ü Suatu kumpulan rekaman yang saling berhubungan atau disebut rangkaian data
ü Pemeliharaan dan penciptaan suatu file adalah suatu beban kerja dalam suatu sistem pengolahan informasi komputer
Jenis File
1. File Induk : rekaman yang relatif permanen berisikan informasi statistik, identifikasi dan historis. Dipakai sebagai suatu sumber referensi atau pencarian kembali. Co/ : File Personalia, File Persediaan.
2. File Transaksi/ File Perincian : kumpulan rekaman yang menguraikan transaksi perusahaan. Dikembangkan sebagai hasil pengolahan transaksi penyiapan dokumen transaksi. Dipakai untuk meremajakan file induk. Co/ : File faktur penjualan, file pesanan pembelian, file perusahaan skala gaji.
3. File Laporan : catatan yang disarikan dari data dalam file induk menyiapkan suatu laporan. Co/ : File laporan untuk pajak yang ditahan, file laporan pelanggan yang menunggak pembayaran, file laporan untuk analisa ketrampilan pegawai.
4. File Penyortiran : suatu file kerja berisi rekaman yang harus diurut. File ini bisa berupa file asli salinan file asli salinan file transaksi, file induk atau file laporan.
STRUKTUR INFORMASI
ü Suatu struktur informasi menentukan hubungan yang dimiliki data bagi pemakai informasi.
ü Suatu struktur informasi bisa dikelompokkan sebagai hirarkis atau hubungan. Hubungan hirarkis merupakan suatu hubungan Inferior-superior.
Peralatan Penyimpanan File
ü Sarana penyimpanan file yang paling umum dipakai adalah pita magnetik atau piringan magnetik.
Susunan File Untuk Pengolahan Data
Tujuan dari suatu susunan file adalah :
1. Menyediakan suatu sarana untuk mencari rekaman bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan (Extracting)
2. Memudahkan penciptaan dan pemeliharaan file.
Beberapa pertimbangan dalam desain file :
Pertimbangan Catatan
Metode Jangkauan File Jangkauan berurutan atau langsung
Besarnya file Dipengaruhi jumlah rekaman, besarnya rekaman, besarnya blok dan metode penyimpanan data pada sarana file
Desain item Tetap atau variabel
Biaya sarana file Biayanya paling tinggi untuk peralatan jangkauan langsung yang cepat seperti tromol dan piringan, paling rendah untuk sarana peraltan penyimpanan jangkauan lambat seperti pita magnetik.
File pengolahan pemeliharaan dan pertanyaan Peremajaan online dan pencarian kembali yang sering versus pengolahan periodik.
Kebutuhan akan suatu pangkalan data Pangkalan data memperluas besarnya rekaman dan memperbesar kompleksitas manajemen file.
Kerahasiaan file Ketentuan pengamanan untuk membatasi jangkauan dan membatasi pembuatan perubahan pada file.
= Susunan File secara berurutan=
ü Dalam susunan file secara berurutan rekaman disimpan menurut kunci rekaman.
ü Susunan file secara berurutan adlh biasa karena memanfaatkan sarana file yang paling murah yakni pita magnetik.
ü Susunan secara berurutan pada suatu piringan seringkali disebut metode jangkauan secara berurutan (sequential access methode /SAM)
ü Efisiensi susunan secara berurutan untuk pencarian data yang diperlukan oleh pertanyaan tergantung pada jenis pertanyaannya. Kalau pertanyaannya adalah mengenai suatu rekaman spesifik yang ditandai oleh kuncinya, suatu file secara berurutan seperti pita magnetik ditelusuri mulai dari awalnya sampai rekaman itu ditemukan.
Manfaat dan kelemahan susunan secara berurutan dalam peremajaan file induk, adalah :
Manfaat Kelemahan
Desain file adalah sederhana pencarian suatu rekaman hanya memerlukan suatu kunci urutan
Kalau tingkat kegiatan adalah tinggi, kesederhanaan kunci sebagai metode untuk jangkauan memudahkan pengolahan yang efisien.
Sarana file yang murah dapat dipakai ( pita magnetik) Seluruh file harus diolah betapapun rendahnya tingkat kegiatannya
Transaksi harus disortir dalam urutan yang sama dengan file
File adalah selalu uang sampai batas suatu kelompok belum diolah.
=Susunan File Secara Acak=
ü Masalah susunan file untuk pengolahan data yang memakai penyimpanan jangkauan langsung adalah bagaimana menyimpan rekaman data sedemikian rupa sehingga lokasi penyimpanan dapat ditemukan.
ü Bagi jangkauan acak baik sekali kalau kunci rekaman adalah sama dengan nomor identifikasi untuk lokasi penyimpanan piringan.
ü Teknik yang paling dikenal dan sering dipakai untuk menghasilkan alamat melalui randomizzing adalah pembagian kunci dengan satu bilangan positif yang biasanya adalah suatu bilangan utama. Suatu kesulitan dengan prosedur randomizzing adalah bahwa beberapa alamat tidak akan pernah muncul sedangkan dua atau lebih banyak kunci rekaman bisa menghasilkan alamat piringan yang identik. Dalam keadaan demikian, salah satu rekaman disimpan pada lokasi yang dihasilkan dengan alamat piringan disimpan dalam overflow location.
= Susunan File Secara Acak yang Diindeks=
Indeks seringkali dalam urutan kunci rekaman, yang memungkinkan indeks dicari secara berurutan atau dengan cara proses pencarian biner untuk menemukan alamat sebuah rekaman, dalam beberapa keadaan, suatu indeks berurutan tidak dikehendaki dalam suatu susunan yang diindeksbisa diciptakan dengan suatu pohon indeks.
= Susunan File Secara Berurutan yang di Indeks=
Susunan secara berurutan yang diindeks pada hakekatnya merupakan suatu kompromi antara metode jangkauan berurutan dan jangkauan acak. Susunan ini juga dikenal sebagai ISAM (Indexed Sequential Access Methode/ metode jangkauan berurutan yang diindeks)
=Susunan Daftar untuk Pencarian Informasi=
Masalah jangkauan adalah paling hebat dalam aplikasi pencarian informasi. Suatu alternatif atas susunan berurutan atau acak adalah dengan memakai semacam bentuk susunan daftar, hubungan antar rekaman ditentukan petunjuk (pointer) hingga tidak perlu adanya susunan file khusus.
=Susunan daftar sederhana=
Dalam suatu daftar sederhana suatu masukan dalam suatu indeks menunjuk pada rekaman pertama. Rekaman pertama dalam daftar menunjuk pada rekaman logik kedua dan seterusnya.
=Susunan daftar yang dibalikkan=
suatu rangkaian ciri penuh akan memungkinkan file dijangkau melalui ciri mana saja. File ini dikatakan sebagai “Dibalikkan” (inverted)